Documentos para una inspección del Ministerio del Trabajo

Qué puede solicitar el inspector

El alcance depende del tamaño, actividad, nivel de riesgo y motivo de la inspección. El formato oficial organiza la revisión en gestión administrativa, técnica, talento humano, amenazas y salud en el trabajo. Conviene preparar una carpeta maestra con documentos vigentes y evidencias de ejecución.

1. Gestión administrativa

• Plan de prevención para centros de 1 a 10 trabajadores o Reglamento de Higiene y Seguridad cuando corresponda.
• Registro del monitor, técnico, médico o servicio externo aplicable.
• Registro y actas del delegado o comité.
• Política SST socializada.
• Informe de gestión del responsable o servicio externo.
• Coordinación preventiva con contratistas y subcontratistas.

2. Gestión técnica

• Diagramas de procesos y descripción de puestos.
• Matriz de peligros y riesgos con metodología documentada.
• Inspecciones de áreas, equipos, instalaciones eléctricas y medios de protección.
• Programa de mantenimiento y registros ejecutados.
• Mediciones de higiene ocupacional cuando los riesgos lo requieran.
• Plan de acción con seguimiento de medidas correctivas.

3. Capacitación y trabajadores

• Inducción y reinducción.
• Matriz y cronograma de capacitaciones según riesgos.
• Registros de asistencia, contenidos, evaluaciones y competencia del instructor.
• Entrega, reposición, capacitación e inspección de EPP.
• Información específica para trabajadores vulnerables.

4. Emergencias

• Identificación de amenazas naturales y antrópicas.
• Plan de emergencia, mapas, rutas y puntos de encuentro.
• Conformación y entrenamiento de brigadas.
• Registros de simulacros, resultados y acciones de mejora.
• Mantenimiento de extintores, alarmas y equipos de respuesta.

5. Vigilancia de la salud

• Matriz de exámenes por puesto y riesgo.
• Cronograma de exámenes de ingreso, periódicos y retiro.
• Certificados de aptitud laboral; no historias clínicas entregadas al empleador.
• Informes estadísticos colectivos y acciones recomendadas.
• Indicadores de enfermedad común, profesional y accidentes.
• Procedimientos de investigación, rehabilitación y reinserción.

6. Registros SUT y respaldos

Verifique vigencia, consistencia con la nómina y correspondencia con cada centro. La información registrada debe tener respaldo en el lugar de trabajo. Una captura del SUT no demuestra por sí sola capacitación, inspección, simulacro o control implementado.

Autoauditoría previa

1. Descargue la lista oficial aplicable.
2. Clasifique cada punto como cumple, parcial, no cumple o no aplica.
3. Vincule cada requisito con un archivo y una evidencia física.
4. Entreviste a responsables y una muestra de trabajadores.
5. Recorra las instalaciones: lo documentado debe coincidir con la realidad.
6. Cierre primero brechas críticas de seguridad, no solo faltantes administrativos.

Fuente oficial